В возрасте текстовых сообщений и обмен мгновенных сообщений в Интернете, искусство телефонной связи иногда кажется, как будто это происходит на обочине. Телефонная связь может быть случайной, между друзьями или более формальной частью бизнеса. Эффективная телефонная связь начинается, прежде чем вы даже подберете телефон. Размышляя о том, какое сообщение вам нужно или вы хотите передать, как вы предлагаете всю информацию и как правильно слушать, все это часть эффективной телефонной связи.
Найти немного спокойствия
Общение по телефону намного эффективнее, когда обе стороны могут слышать друг друга четко, без фонового шума. Планируйте сделать свой звонок, будь то для работы или просто догнать старого друга, в то время, когда вы не обязаны заниматься каким-либо другим бизнесом. Если вы принимаете входящий звонок, попробуйте найти тихое место в вашем доме, где ваш собеседник не будет конкурировать с остальной семьей. Ударные шумы, такие как телевидение, дорожное движение и малообеспеченные дети, могут помешать как вашим навыкам прослушивания, так и общения, что затрудняет вам работу с вашим телефонным звонком.
Выберите слова
Ваш язык играет большую роль в развитии эффективных навыков телефонной связи. Быть вежливым всегда ожидается, когда вы говорите по телефону, но размышление над вашими словами перед тем, как вы разместите свой звонок, поможет вам четко определить вашу точку зрения, а также дать человеку на другом конце линии хорошее впечатление. По словам штата Департамента труда штата Айдахо, составление сценария основных пунктов, которые вы хотите охватить, помимо имен людей, с которыми вам нужно поговорить, может помочь вам оставаться в курсе событий. Попробуйте использовать нейтральный язык для смягчения отрицательных ответов, чтобы человек, с которым вы говорите, будет продолжать слушать. Отдел государственной информационной технологии Южной Каролины предлагает такие фразы, как «Я предлагаю» или «Я рекомендую», вместо «вы должны» или «вам нужно». Часто, когда вызывающий абонент не слышит, что он хочет или ожидает услышать на линии, он перестает слушать, и ваше сообщение эффективно прекратилось.
Одень часть
Возможно, вы обнаружите, что лучше разговариваете по телефону, когда сидите прямо, одеваетесь в одежде, соответствующей задаче, и проводите себя профессионально. Разговаривая, растягиваясь на диване, может заглушить голос и затруднить слушание человека, с которым вы говорите. Если вы используете телефон для профессиональных целей, слушайте ответы на вопросы, используя либо партнера, либо магнитофон, чтобы получить обратную связь о вашем тоне голоса, а также о том, что вы говорите.
Слушайте полностью
Общение означает прослушивание, а также разговоры. Слушайте внимательно, не отключая телефонного корреспондента. Подтверждайте комментарий время от времени, поэтому ваш звонящий знает, что вы слушаете, и не только настроили ее. Но не комментируйте так часто, что кажется, что вы просто вставляете одни и те же фразы - «я вижу», «правильно», «ОК» - это несколько примеров - без прослушивания. У вас есть блокнот и ручка, поэтому вы можете записать любую соответствующую информацию и повторить ее другому человеку, если вам нужно уточнение.
